WORKSHOPS ORGANISIEREN

ANLEITUNG VON ZOÉ WEKWERTH UND STEFAN PETZOLT, INSTITUT FÜR INNOVATION UND TECHNIK (IIT), JUNI 2020

ECKDATEN

Bereich:	Grundlagen für Workshops
Dauer	1 – 8 Stunden
Ideale Gruppengröße	3 – 6 Personen je Kleingruppe
Materialien	Checkliste für Workshops, Workshop-Steckbrief, Zeitplan
Ziel	Workshop planen, vorbereiten, durchführen und nachbereiten
Outcome	erfolgreicher Workshop

Methode

Aus unseren Erfahrungen haben wir einen vierstufigen Prozess entwickelt, wie Workshops

unterschiedlicher Größe oder Formate erfolgreich gestaltet werden können. Die vier Stufen

sind:

1. Planung
2. Vorbereitung
3. Durchführung
4. Nachbereitung

Der Prozess ist dabei iterativ, so dass aus einem durchgeführten Workshop Erfahrungen für kommende Workshops abgeleitet werden. Im Folgenden gehen wir auf die vier Stufen des Prozesses näher ein.

Planung

In der Planungsphase geht es darum, zusammen mit den Kunden und Kundinnen die Ausgangslage, Ziele und Methode des Workshops (Auftraggeber-Briefing) zu besprechen und festzulegen. Ausgehend davon wird der Workshop-Steckbrief festgelegt, der enthält welche Ressourcen für den Workkshop gebraucht werden, wann und wo der Workshop stattfindet und wer am Workshop teilnehmen soll.

Vorbereitung

Die Vorbereitung baut auf der Planung auf und umfasst die konkrete Gestaltung aller für den Workshop benötigten Materialien (z. B. Präsentation, Zeitplan, Vorlagen, etc.), das Einladen und Briefing der Teilnehmenden sowie ggf. unterstützender Teammitglieder (z. B. Co- Moderator:innen, Empfang, Catering, etc.) und die Vorbereitung des Workshopraumes oder der Online-Meetingumgebung.

Durchführung

Mit der Durchführung ist die Realisierung des eigentlichen Workshops gemeint. Dazu haben wir Bestandteile identifiziert, die je nach Charakter des Workshops miteinander kombiniert werden können.

Nachbereitung

Nach dem Workshop sollten die Ergebnisse gesichert und Erfahrungen sowie Verbesserungsideen gesammelt werden. Oft fließen die Ergebnisse dieser Nachbereitung gleich in den nächsten Workshop ein.

Vorgehen

Planung | 2 bis 4 Stunden

• AUFTRAGGEBER-BRIEFING

Um einen Workshop durchzuführen sollten Sie die Ausgangslage und das Ziel des Workshops klären. Dafür dient das Briefing durch den Auftraggeber. Auftraggeber ist dabei jede Person gegenüber der der Erfolg und das Ergebnis verantwortet werden muss.

• WORKSHOP-STECKBRIEF

Legen Sie auf Grundlage des Briefings durch den Auftraggeber fest

o welche Ressourcen für den Workshop gebraucht werden,

o wann und wo der Workshop stattfindet,

o wer die Teilnehmenden des Workshops sind,

o was die Ziele des Workshops sind,

o welche Methoden oder Materialien verwendet werden,

o wer den Workshop moderiert und

o wie die vorläufige Agenda aussieht.

Das Workshop-Konzept sollte schriftlich in einem Workshop-Steckbrief festgehalten werden. Eine Vorlage für den Steckbrief finden Sie hier.

Vorbereitung | 1 bis 2 Stunden

• ZEITPLAN ERSTELLEN

Starten Sie mit der Vorbereitung eines detaillierten Zeitplans, mit Annahmen oder Erfahrungswerten, wie lange ein bestimmter Programmpunkt dauern wird, welche Materialien und Personen benötigt werden sowie was die jeweilige Aufgabenstellung für die Teilnehmenden sein wird. Aus dem Zeitplan kann eine Agenda für die Teilnehmenden abgeleitet werden.

• ERSTELLUNG DER MATERIALIEN

Für die Vorbereitung des Workshops müssen sehr oft verschiedene Materialen bereitgestellt und vorbereitet werden. Dies können Präsentationen oder Vorlagen (z.B. Canvas) sein, die für den Workshop benötigt werden. Kurz vor dem Workshop sind auch andere Materialien wie Stifte, Klebezettel, Klebepunkte, etc. zusammenzutragen. Wenn Sie in einer virtuellen Workshop-Umgebung arbeiten, richten Sie im Vorfeld die Meeting-Räume in dem von Ihnen präferierten Tool (z. B. GoToMeeting, Microsoft Teams, Zoom etc.) ein. Denken Sie auch daran, dass Sie eventuell Breakout-Räume für Gruppenarbeiten brauchen könnten. Wenn Sie mit virtuellen Whiteboards wie beispielsweise NexBoard oder Miro arbeiten, bereiten Sie auch diese entsprechend vor indem Sie beispielsweise Boards mit „Arbeitsplätzen“, Post-its, Aufgabenstellung

etc. einrichten.

• EINLADUNG DER TEILNEHMENDEN

Je nach Workshop lädt der Auftraggeber oder die Moderation zum Workshop ein. In beiden Fällen sollten Sie einen kurzen Einladungstext erstellen, aus dem die wesentlichen Informationen aus dem Workshop-Steckbrief hervorgehen. Sorgen Sie auch dafür, dass die Teilnehmenden sich strukturiert zurückmelden können, ob sie am Workshop teilnehmen oder nicht. Wir nutzen dafür eine professionelle Softwarelösung. Alternativen sind Doodle-Umfragen oder Outlook-Einladungen möglich. Wenn Sie einen virtuellen Workshop planen, denken Sie daran den Teilnehmenden alle Links, die sie während des Workshops brauchen sowie eine kleine Anleitung für die Tools, im Vorfeld zuzuschicken.

• BRIEFING DER TEILNEHMENDEN

Wir empfehlen, den Workshop-Steckbrief mit der Einladung zu verschicken. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teilnehmenden neben den Informationen aus der Einladung vor allem die Ziele des Workshops sowie die Art der Moderation im Vorfeld kennen. Dies sorgt für eine gute Einstimmung der Teilnehmenden auf den Workshop.

• BRIEFING DER TEAMMITGLIEDER

Weisen Sie Co-Moderator:innen, Service-Personal, Catering und Aufbauhelfer:innen im Vorfeld in Ihre Aufgaben ein und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen. Diese Personen brauchen oft ein individuelles Briefing. Helfen können hierbei der Workshop-Steckbrief und der Zeitplan.

• LETZTER CHECK

Kurz vor dem Workshop sollten Sie noch einmal überprüfen, ob alle Materialien vorhanden sind, alle Personen die den Workshop unterstützen eingewiesen wurden, der Workshop-Raum oder die virtuelle Workshop-Umgebung vorbereitet sind und ob noch Änderungen an der Agenda, dem Zeitplan oder anderen Bestandteilen des Workshops nötig sind.

Durchführung | 1,5 – 3 Stunden

Zur Durchführung von Workshops haben wir eine Agenda-Struktur entwickelt, aus der wir – je nach Workshop-Format – eine individuelle Agenda erstellen. Für jeden Workshop können dabei die jeweils passenden Agenda-Punkte berücksichtigt werden.

Übersicht Agendaelemente physischer Workshop & virtueller Workshop

Vorgeschlagene Agendaelemente (physischer Workshop) Download: Checkliste physischer Workshop		Vorgeschlagene Agendaelemente (virtueller Workshop) Downloade: Checkliste virtueller Workshop
Vorlauf
	☐ Check-in Moderation ☐ Vorbereitung (digitaler) Workshopraum
Intro Workshop
		☐ Ankommen und technischer Check
	☐ Begrüßung ☐ Vorstellung der Agenda
		☐ Vorstellung der verwendeten Tools
	☐ Vorstellung Kommunikations- & Workshopregeln ☐ Warm-up
☐ Vorstellungsrunde		☐ ggf. Vorstellungsrunde (wenn die Gruppe nicht zu groß ist)
	☐ Erwartungen abstecken
Eigentlicher Workshop (iterativ)
	☐ Methode & Aufgabenstellung ☐ Arbeiten in Kleingruppen ☐ Vorstellung und Besprechung der Ergebnisse in der großen Gruppe
Outro Workshop
	☐ Ausblick (Nächste Schritte, Verantwortlichkeiten, Hausaufgaben) ☐ Feedback der Teilnehmenden einholen ☐ Verabschiedung
Dokumentation und Auswertung
	☐ Foto-Dokumentation ☐ Check-out Moderation

• SCHRITT 0 – VORLAUF | 10 – 30 MINUTEN

Vor dem Workshop empfehlen wir einen gesonderten Check-in mit allen Moderator:innen und Co-Moderator:innen. Hierbei wird ca. 30 Minuten bevor die Teilnehmenden eintreffen, noch einmal der Workshop-Steckbrief im Detail besprochen. Außerdem werden der Zeitplan und die Aufgabenverteilung nochmals vorgestellt. Wichtig ist, am Ende alle offenen Fragen und Unstimmigkeiten zu beantworten.

Zum Vorlauf gehört auch die Vorbereitung des physischen oder virtuellen Workshopraums. So müssen beispielsweise Materialien ausgelegt und platziert, sowie Stühle und Tische verschoben werden.

Tipp:

Für einen kreativen Workshop empfiehlt es sich, einen offenen Raum zu wählen, mit natürlichem Tageslicht, genügend Oberflächen wie Whiteboards oder Pinnwänden und freien Flächen für einen Stuhlkreis.

• SCHRITT 1 – INTRO WORKSHOP | 10 – 30 MINUTEN

Zum Intro wird unter anderem die Begrüßung, die Vorstellungsrunde, das Klären der Erwartungen, die Vorstellung des Ablaufs und ein Warmup gezählt. Dabei kann das Warmup als separater Punkt betrachtet werden oder mit anderen Punkten, z. B. der Vorstellungsrunde oder der Besprechung der Erwartungen kombiniert werden. Hier finden Sie eine Anleitung zu möglichen Workshop-Warm-ups. Um die Erwartungen abzustimmen, sollten diese am besten visuell erfasst werden. Hierfür können Sie den Teilnehmenden beispielsweise ein paar Minuten Zeit geben, Ihre Erwartungen auf Post-its zu schreiben und diese im Anschluss kurz in der Gruppe diskutieren. Außerdem sollte der Scope des Workshops kommuniziert und abgestimmt werden. Der Scope beschreibt die Ziele und den Umfang des Workshops. Stellen Sie gemeinsam sicher, dass nur die Aufgaben und Inhalte bearbeitet werden, die zur Zielerreichung dienen. Eine Vorstellungsrunde kann sich anbieten, wenn die Gruppe mit der Sie arbeiten nicht zu groß ist und die Teilnehmenden sich noch nicht oder kaum kennen.

• SCHRITT 2 – Eigentlicher Workshop (iterativ) | 1 – 6 Stunden

Der eigentliche Workshop besteht aus drei Phasen, die iterativ durchgeführt werden. Die erste Phase ist das Vorstellen der Methode und Aufgabenstellung. Danach empfiehlt es sich, dass die eigentliche Arbeit in Kleingruppen mit drei bis sieben Personen durchgeführt wird. Durch diese Gruppengröße wird gewährleistet, dass die Kleingruppen effizient arbeiten können. Anschließend kann eine weitere Methode und Aufgabenstellung folgen. Abschließend können die Ergebnisse vor einer anderen Kleingruppe oder allen Teilnehmenden präsentiert werden. Dieser Schritt kann iterativ wiederholt werden, um weiter Aufgabenstellungen zu bearbeiten

• SCHRITT 3 – OUTRO WORKSHOP | 10 – 15 MINUTEN

Der Workshop sollte inhaltlich mit dem Festhalten der Verbleibe enden. Dabei ist es empfehlenswert, weiterführende Aufgaben konkret zu formulieren, die nach dem Workshop bearbeitet werden. Dazu sollte jeweils eine Person zur Erledigung der

jeweiligen Aufgabe bestimmt werden. Außerdem sollte bestimmt werden, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss und wer dies überwacht. Für die Qualitätssicherung des Workshops sollte eine Feedbackrunde durchgeführt werden, bei der auch geklärt wird, ob die zu Beginn formulierten Erwartungen erfüllt wurden.

Tipp: Für eine effektive Feedbackrunde nutzen wir die “I Like, I Wish, I Wonder”- Methode. Bei dieser werden die Teilnehmenden gebeten, ihr Feedback in drei Sätzen zu formulieren, die mit „Mir hat gefallen, dass …“, „Ich wünsche mir…“ und „Ich frage mich, ob …“ beginnen.

• SCHRITT 4 – DOKUMENTATION UND AUSWERTUNG | 5 MINUTEN

Nach dem Workshop sollten die Ergebnisse dokumentiert werden. Dafür sind im Anschluss an den Workshop alle Arbeitsergebnisse auf Pinnwänden, Plakaten und Whiteboards zu fotografieren. Außerdem sollten alle Teammitglieder, die am Workshop mitgewirkt haben, an einer Feedbackrunde teilnehmen. Hierfür empfiehlt es sich, dass alle Teammitglieder Feedback und Verbesserungsvorschläge für folgende Bereiche geben: „Vorbereitung“, „Struktur“, „Methoden und Materialien“ und „Allgemeines“. Dieses Feedback sollte schriftlich erfasst und ausgewertet werden.

VORLAGEN & BEISPIELE

WEITERARBEITEN

Sie können aus den oben genannten Punkten diejenigen auswählen, die Sie für Ihren Workshop brauchen. Je nach Teilnehmenden, Zielen und eigenen Vorlieben lassen sich so individuelle Workshop-Fahrpläne zusammenstellen.